为进一步规范财务报销流程，提高办事效率，加强会计基础工作，推进学院财务管理的规范化，财务处特公开各类财务报销、核销、转账及缴交款项须知及流程如下，希各遵守：
1、报销时间：周一至周五上午8：00至11：30 下午1：30至4：00（其中周三下午财务处内部政治业务学习，不办理对外报销业务）。
2、经费报销单填写手续：各部门报销时，应填写经费报销单，原始凭证及发票应整齐地粘贴在经费报销单背面。经费报销单上应注明部门名称、经费项目名称、经费项目代码、经费报销内容、附件张数等，并经经办人、部门（项目）负责人等签字后方可办理报销，单张发票超过1万元的（含1万元）应由主管院领导加批。原始凭证及发票需真实有效，假发票、错发票、白条及发票复印件等一律不得报销。发票上须写清“上海音乐学院”抬头、日期、品名、单价、数量、金额等。 原始凭证及发票须及时办理报销手续，根据原始凭证及发票签发日期推算，年内报销的不得超过6个月，年外报销的以每年3月底为截止报销日期。
3、大额现金报销预约手续：现金报销1万元以上者，需提前一天办理现金预约登记。为减少现金流量，购置固定资产或支付基本建设工程款、修缮款等必须以支票或转帐形式支付，其他单张发票超过1000元的，原则亦以支票或转帐形式支付。
4、专项经费“两次预算”编报手续：各部门在项目初次申报时应编制初步预算（即“一次预算”）；项目报批后，再根据实际下达的预算总额编制正式预算（即“两次预算”）。一般应在预算下达后10个工作日内完成。对暂时无法预测的预算开支项目，可留有一定的机动预算额度，在“其他”栏列支，比例控制在5%左右。其中设备购置预算，其预算额度划入资产管理处，由资产管理处统一管理与采购。
5、固定资产报销手续：
各部门购置教学及行政设备一律由资产管理处统一采购或统一政府采购，各部门可以提出具体的型号、性能、等级等要求。
购置前，先到资产管理处办理审批手续，购置完后，办理固定资产验收、记帐、入库手续，凭资产管理处开具的固定资产验收单和发票或调拨单、捐赠单等原始凭证，到财务处办理报销手续，并入固定资产帐。
专控商品要按照国家有关规定办理控购审批手续后，方可办理报销手续。
政府集中采购项目要按照国家有关规定办理政府集中采购审批手续，并按照国家规定的政府集中采购目录实施采购，方可办理报销手续。
6、校区修缮费、基本建设费报销手续：校区修缮费、基本建设费报销须凭发票、请示报告或合同、工程预决算清单、工程验收单、审计报告等，经经办人、验收人、实施部门负责人、主管院领导等签字后方可办理报销手续。
7、办公用品报销手续：办公用品报销需附明细清单，包括品名、单价、数量、金额，方可办理报销。到学校小卖部签领的办公用品，须填写申领表，写明品名、单价、数量、金额，经部门行政负责人签字后，方可办理结算手续（原则上一个季度结算一次，且当年经费当年结清）。
8、招待费报销手续：招待费报销应注明招待单位及人员情况、招待理由等，方可办理报销，各部门应严格控制招待费开支额度。在学校食堂签单的招待费，必须经部门行政负责人签字后，方可办理结算手续（原则上一个季度结算一次，且当年经费当年结清）。
9、办理借款手续：各部门办理借款时，应先填写一式三联借款单，并附有关报告、合同或固定资产审批单等，涉及人员经费借款的，须附人员经费发放明细表，由部门（项目）负责人签字同意后方可办理借款手续，超过1万元的（含1万元）应由主管院领导加批。如果是银行汇款需写清对方单位名称、帐号及开户行等。各借款人需及时办理还款结帐手续，财务处实行前帐不清后帐不借制度。同时加强行政经费备用金借款管理，原则上各部门行政经费备用金借款额度不得超过5000元，确因特殊情况需要超过的，须经财务处处长签字同意。
10、外埠差旅费报销手续：外埠差旅费报销须填写外埠差旅费报销单，注明出差事由、出差地点、人数、天数，并附上请示报告、会议通知、对方单位邀请函等，经出差人、部门（项目）负责人签字后方可办理报销手续，部门（项目）负责人出差的，应经上一级主管领导签字审批。
11、教职工家属医药费报销手续：符合家属医药费报销条件的教职工须先凭家属医药费发票到人事处填写家属医药费报销单，由人事处审签后，方可办理报销手续。
12、教职工探亲路费报销手续：符合探亲条件（未婚者每年一次，已婚者每四年一次）的教职工须先凭来回车船票到人事处填写外埠差旅费报销单，由人事处审签后，方可办理报销手续。
13、各类收费缴款手续：院内各类收费须及时解缴到财务处，各部门不得坐收坐支，私设“小金库”。缴款时须填写“缴款单”，写明缴款单位或缴款人、款项内容、金额等。解缴时间与上述报销时间一致。
14、发票（收据）领用核销手续：院内有关部门收费需提前一周到财务处办理收费登记及发票（收据）申领手续，填写“发票（收据）申领单”，申领单上须写明用途、数量、使用期限、领用时间、核销时间，经手人及部门负责人签字，加盖部门公章，并经财务处处长同意后方可领用。发票（收据）在使用过程中不得改变用途，或出借、转售、抵押给他人。发票（收据）使用完后一周内须及时到财务处办理核销手续，不得私自处理、销毁未完收据。财务处实行前不清后不办制度。
15、预开发票（收据）手续：院内有关部门在款项未到帐之前先到财务处预开发票（收据）时，须填写“预开发票（收据）申领单”，写明汇款单位名称、款项内容、金额、预开发票（收据）号码及预计款项到帐时间，经经手人及部门负责人签字，并加盖部门公章后方可预开。
16、预算外专项经费立项手续：预算外专项经费到帐后，财务处通知项目实施部门或个人提供相应的通知、合同、协议、请示报告等材料，财务处审核无误后开出立项通知书，项目实施部门或个人在接到立项通知书后方可办理报销手续。
17、学生学费缴交手续：学生务必在每年8月20日之前，将学费及时足额存入学校统一为其办理的个人银行卡内，以便财务处能够成功扣款，学生也能够及时办理报到注册手续。
18、学生医药费报销手续：学生门诊医疗费报销须凭门诊医药费发票到医务室审签后，在每周二上午到财务处办理报销手续。
19、学生奖助学金发放手续：学生生活补贴的发放每年分两次（上下半年各一次），学生国家奖助学金及各种专项补贴、院内奖学金的发放时间另定，均打入学生个人银行卡内。
20、教职工人员经费发放手续：教职工人员经费发放包括每月4日发放离退休工资，每月5日发放财政统发工资和外籍教师课时费，每月15日发放校内工资、本院教师课时费，每月22日发放兼职工资，每月23日发放外聘教师课时费等。发放类信息和代扣类信息提供部门原则上须提前发放日10个工作日将发放信息、代扣信息提供给财务处（特殊情况除外），财务处在发放日前3个工作日向银行报盘，银行在发放日当天打入到教职工个人银行卡内。财务处每月4日将工资单放在各部门信箱内，请各部门拿好工资单后，把信封在月底前放回财务处信箱或交回财务处。
学院其他人员经费的发放均采用统一格式，各部门可到财务处网页上的“常用表格下载”中下载“上海音乐学院人员经费发放明细表”。明细表应经部门（项目）负责人签字，发放给部门（项目）负责人的，应经上一级主管领导签字。
21、本流程解释权归属财务处。
特此通知
2010年12月