上海音乐学院会计档案管理办法
第一条 为了加强会计档案管理, 建立、健全会计档案的管理制度，有效保护和利用会计档案，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》《会计档案管理办法》等有关法律和行政法规,结合学院的实际情况，制定本办法。
第二条 本办法所称会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。
预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定,不适用本办法。
第三条 学院各相关部门应当加强会计档案管理工作，建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度，采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案的真实、完整、可用、安全。
第四条 下列会计资料应当进行归档：
（一）会计凭证：原始凭证、记账凭证、汇总凭证及其他会计凭证。
（二）会计账簿：总账、明细账、日记账、辅助账簿及其他会计账簿。
（三）财务会计报告：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。
（四）其他会计资料：银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。
（五）电子会计档案：学院财务处内部形成的属于归档范围，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系，可以电子形式保存的电子会计资料。
第五条 学院财务处按照归档范围和归档要求，负责将应当归档的会计资料装订成册，及时入库，编制会计档案保管清册。对会计档案进行科学管理，妥善保管，有序存放，方便查阅，严防毁损、丢失、泄密。
第六条 会计档案按照学院档案管理规定,在会计年度终了后,可由财务处临时保管一年,再移交学院档案馆保管。因工作需要确需推迟移交的,应当经学院档案馆同意。
财务处临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间,会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定,且出纳人员不得兼管会计档案。
第七条 会计档案移交时，应当编制会计档案移交清册，并按照国家档案管理的有关规定办理移交手续。
纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交,且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。
第八条 学院应当建立健全会计档案查阅、复制、登记制度，在进行会计档案查阅、复制时履行登记手续，不得涂画、拆封、抽换、损坏会计档案。
（一）学院财务处的会计人员查阅、复制会计档案，应通过会计档案保管人员查阅，不得擅自查阅。
（二）校内其他人员查阅、复制会计档案，应说明情况并履行预约登记手续。
（三）校外审计、检查人员或其他人员查阅、复制会计档案，应由学院财务处的会计人员、校内相关部门人员陪同。
学院保存的会计档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的,应当严格按照规定办理相关手续。
会计档案借用人应当在院内制定场所查阅并妥善保管会计档案,确保借入会计档案的安全完整,并在规定时间内归还。
第九条 会计档案的保管期限分为定期和永久两类。定期保管期限一般分为10年和30年。
会计档案的保管期限从会计年度终了后的第一天算起。各类会计档案的保管期限原则上应当按照本办法附表执行。
第十条 学院应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满确无保存价值的会计档案，可以销毁。
第十一条 会计档案鉴定工作应当由学院档案馆牵头，组织财务处、审计处、纪检监察等机构共同进行。
第十二条 经鉴定可以销毁的会计档案，应当按照以下程序销毁：
（一）学院档案馆编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。
（二）学院负责人、学院档案馆负责人、财务处负责人、档案馆经办人、财务处经办人在会计档案销毁清册上签署意见。
（三）学院档案馆负责组织会计档案销毁工作，并与财务处共同派员监销。监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。
（四）电子会计档案的销毁还应符合国家有关电子档案的规定，并由学院档案馆、财务处和网络信息技术中心共同派员监销。
第十三条 保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结时为止。
单独抽出立卷或转存的会计档案，应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
第十四条 本办法适用于校本级，院内独立核算单位会计档案由各部门自行负责，根据单位实际情况，参照本办法执行。
第十五条本办法自颁布之日起执行。
第十六条本办法由财务处负责解释。
附件：会计档案保管期限表
上海音乐学院
2020年7月